Dinsdagochtend 7:45u. Je komt lekker vroeg aan op kantoor. Niets fijner dan voor de ochtenddrukte (“Goedemorgen.” “Goedmorgen.”  “Koffie?” “Ja lekker, cappuccino graag.”) al lekker aan de slag te zijn. En misschien lukt het wel om vandaag ietsje eerder naar huis te gaan. Je weet het zeker: today is gonna be a good day!

Dinsdagmiddag 12.25u. Een collega vraagt: “Ga je mee lunchen?” Sh*t! Zo laat al? Je hebt nog niet eens je hele mailbox bijgewerkt. Laat staan dat je aan je to-do-list bent begonnen! Oké, dit kan wel eens een latertje worden…

Dinsdagavond 17:15u. Een appje naar huis: “Sorry liefje, ik denk niet dat ik het red om nog een beetje op tijd boodschappen te doen… Kun jij vandaag even langs de supermarkt? Probeer om 19u thuis te zijn.”

Herkenbaar? Vast wel! En hoewel het wat mij betreft onmogelijk is om iedere 100% productief te zijn, zijn de volgende tips toch het proberen waard. Alle beetjes helpen, nietwaar?

#1. Een open deur maar het helpt: begin met de taak waar je het meeste tegenop ziet.

Waarom? Omdat je in de ochtend de meeste wilskracht en energie hebt om lastige taken aan te kunnen. Maak daar dus gebruik van. Aan het eind van de dag wil je nog wel eens om de zaken heen draaien. Ik wel tenminste. En voor je het weet schuif je die ene buikpijn-taak wéér een dagje door. Met als gevolg: geen goed gevoel bij het naar huis gaan en misschien zelfs een onrustige nacht. En dat heeft dan weer negatieve gevolgen voor je productiviteit de volgende dag. Niet doen dus!

Dwing jezelf om lastige taken als eerste weg te werken. Dat geeft ruimte en energie om door te gaan naar het volgende. Het lastigste heb je immers al gehad. En eh, meestal blijkt een lastige taak waar je als een tegenop ziet achteraf heel erg mee te vallen. Piekeren, dralen, twijfelen. Het heeft totaal geen zin!

#2. Filter de belangrijkste mails uit je lijst.

We krijgen mails. Véél mails. Vaak heel nutteloos ook. Scan in de ochtend door je lijst en bekijk welke berichten belangrijk zijn en welk niet (of minder). De dringende zaken gaan voor. Zo ben je er zeker van dat de ‘spoedjes’ zijn behandeld. De rest komt later wel. Of niet ;-).

Extra tip! Zet de push-melding bij nieuwe mails uit. De hele dag dat gepingel rechts bovenin je scherm leidt alleen maar af. Beperk je tot je lijst en werk die netjes en efficiënt af.  100% focus (en tijdig even pauzeren) is key!

#3. Zorg voor een to do-list en eventueel een planning.

Een goede vriendin houdt voor álles een lijstje bij. Werk, privé, alles staat genoteerd. Heel handig, want zo weet je zeker dat je niets vergeet. Privé ben ik slecht in het bijhouden van lijstjes, maar zakelijk doe ik heel erg mijn best. Door schade en schande geleerd, want de lijst met to-do’s is eindeloos als je voor jezelf begint. Het is dan ook wachten tot je iets vergeet.

Mijn lijstje komt boven tafel als ik alle ochtendspoedjes heb afgerond. Hierop staan heel basic zaken waar ik maar heel kort mee bezig ben, maar ook grotere en belangrijkere klussen. Ik weet dat de snelle klusjes lekker wegstrepen, maar zorg ervoor dat je ook voldoende tijd neemt voor klussen die meer tijd in beslag nemen.

Neem nou het schrijven van deze blog. Ik heb mezelf een tijdslimiet gegeven, want óf ik doe er veel te lang over óf ik kom er door alle andere klusjes niet aan toe. Met als gevolg: deadlinestress. Door iedere taak op mijn to do-lijstje te plannen of op zijn minst op te schrijven hoelang ik erover ‘mag’ doen, probeer ik stress te vermijden. En zolang je jezelf niet te strak inplant, lukt dat aardig. Oh en weet je wat het beste is van lijstjes? Dat heerlijke gevoel van afvinken. Check!

#4. Plan terugkerende taken op vaste dagen of tijden.

Wil je rust creëren voor jezelf? Plan terugkerende taken dan op een vast moment van de dag of week. Zo weet je als je een dag opstart; vandaag is het, bijvoorbeeld, facturatiedag. Fijn, want zo kun je deze taak de rest van de tijd vergeten. En ook nog eens super efficiënt, want er is maar één vast moment waarop je je facturatieprogramma start, de juiste klapper erbij pakt, alles overhoop haalt en vervolgens wegwerkt. Rustgevend en efficiënt, perfect!

#5. Communiceer tijdig met collega’s

Hoe optimaal je eigen productiviteit ook is, je kunt niet om je collega’s heen. Zorg dat je tijdig met ze communiceert. Je zou namelijk echt niet de eerste zijn die trots een taak afrondt, om er vervolgens achter te komen dat een collega je voor was. Inefficiënt!

Door tijdig te schakelen met anderen weet je wat je collega’s bezighoudt en welke taken er nog liggen om op te pakken. En ook hóe het moet gebeuren. Begin nooit aan een opdracht zonder zeker te weten wat je precies moet doen. Dus ook als je manager, leidinggevende of baas je al eens een uitleg heeft gegeven. En trust me, hier spreekt een ervaringsdeskundige! Heb je vragen? Stel ze! Het is misschien lastig, maar uiteindelijk heb je er baat bij. Efficiency gegarandeerd!

Succes!

Liefs,

Anjo

 

39,95